OPD : Kajian Digitalisasi Arsip Pemerintah Kota Surakarta Berbasis Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence)
Tahun : 2026
Kesimpulan/Summary :
Berdasarkan hasil kajian terhadap kondisi eksisting pengelolaan arsip di Pemerintah Kota Surakarta, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan daerah secara institusional dan prosedural telah memiliki fondasi yang cukup kuat. Pengelolaan arsip telah mengacu pada siklus hidup arsip, didukung oleh keberadaan SOP kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, serta peran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta sebagai Lembaga Kearsipan Daerah. Digitalisasi arsip telah berjalan, terutama pada arsip dinamis melalui sistem persuratan elektronik dan pada sebagian arsip statis melalui alih media dan layanan JIKN. Namun demikian, implementasi pengelolaan arsip digital belum sepenuhnya merata dan konsisten di seluruh perangkat daerah, baik dari aspek teknis, kualitas metadata, maupun kapasitas sumber daya manusia, sehingga masih dijumpai berbagai kendala dalam efektivitas pengelolaan dan pemanfaatan arsip digital.
Kajian ini juga menunjukkan bahwa pengembangan pengelolaan arsip digital berbasis kecerdasan buatan memerlukan prasyarat yang komprehensif dan terintegrasi. Kebutuhan pengembangan tidak hanya bersifat teknis, tetapi mencakup penguatan kebijakan internal yang mengatur pemanfaatan AI, penguatan koordinasi kelembagaan lintas OPD, peningkatan kapasitas sumber daya manusia, serta kesiapan infrastruktur teknologi informasi. Tantangan utama yang dihadapi meliputi keterbatasan infrastruktur seperti keterbatasan kapasitas perangkat keras, gangguan jaringan, sistem penyimpanan, variasi kompetensi SDM, serta keberlanjutan dukungan anggaran. Oleh karena itu, kajian ini merumuskan model digitalisasi arsip berbasis kecerdasan buatan yang menempatkan AI sebagai alat bantu pendukung dalam sistem kearsipan, bukan sebagai pengganti sistem yang telah berjalan. Model tersebut dirancang secara bertahap dan realistis, dengan komponen utama berupa penguatan fondasi data dan metadata, integrasi fungsi AI dalam proses pengelolaan arsip, serta peningkatan kualitas layanan dan akses arsip, sehingga dapat menjadi acuan kebijakan dan perencanaan pengembangan kearsipan daerah yang selaras dengan tujuan pembangunan dan transformasi digital Pemerintah Kota Surakarta.
Rekomendasi :
1.1. Rekomendasi Strategi Umum
Berdasarkan hasil kajian dan pandangan narasumber, pengembangan digitalisasi arsip berbasis kecerdasan buatan di Pemerintah Kota Surakarta perlu dilakukan secara bertahap dan terintegrasi. Strategi pengembangan tidak diarahkan pada penerapan teknologi secara instan, melainkan pada penguatan fondasi pengelolaan arsip digital yang telah berjalan. Pemanfaatan AI diposisikan sebagai alat bantu untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kualitas pengelolaan arsip, khususnya pada tahap alih media dan pendataan arsip. Strategi ini perlu diselaraskan dengan kebijakan transformasi digital pemerintahan daerah serta kemampuan sumber daya yang tersedia. Dengan demikian, digitalisasi arsip berbasis AI dapat memberikan manfaat nyata tanpa menimbulkan risiko pengelolaan arsip.
1.2. Rekomendasi Penyusunan Roadmap Digitalisasi Arsip
Pemerintah Kota Surakarta melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan berkoordinasi dengan Dinas Komunikasi dan Informasi SP perlu menyusun roadmap digitalisasi arsip berbasis kecerdasan buatan yang terintegrasi dan berjangka menengah hingga panjang. Roadmap ini perlu memuat tahapan penguatan pengelolaan arsip digital, optimalisasi pemanfaatan AI, serta evaluasi berkala terhadap kesiapan sistem dan sumber daya. Pada tahap awal, fokus diarahkan pada konsistensi penerapan SOP kearsipan, peningkatan kualitas metadata, dan standarisasi struktur data arsip lintas OPD. Tahap selanjutnya dapat diarahkan pada pemanfaatan AI secara lebih sistematis untuk klasifikasi arsip. Penyusunan roadmap ini penting untuk memastikan bahwa pengembangan arsip berbasis AI berjalan terarah dan berkelanjutan.
1.3. Rekomendasi Penyusunan Pedoman Digitalisasi Arsip Berbasis AI
Untuk mendukung implementasi strategi dan roadmap digitalisasi arsip berbasis kecerdasan buatan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta direkomendasikan menyusun buku pedoman atau panduan teknis pengelolaan arsip digital berbasis AI. Buku pedoman ini berfungsi sebagai acuan operasional bagi OPD dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta dalam menerapkan pengelolaan arsip digital yang terstandar, konsisten, dan selaras dengan kebijakan kearsipan daerah. Pedoman tersebut perlu memuat alur pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis, mekanisme pemanfaatan fitur kecerdasan buatan sebagai alat bantu, standar metadata, serta pengaturan akses dan keamanan arsip digital.
Sebagai pendukung implementasi pedoman tersebut, penyediaan media pembelajaran berupa video tutorial teknis dipandang perlu untuk membantu pemahaman dan penerapan di tingkat operasional. Video tutorial ini dapat memuat simulasi alur kerja, penggunaan fitur sistem, serta contoh praktik pengelolaan arsip digital berbasis AI yang mudah dipahami oleh arsiparis dan pengelola arsip di OPD.
Keberadaan buku pedoman dan video tutorial diharapkan dapat meminimalkan perbedaan interpretasi dan variasi praktik pengelolaan arsip antar OPD, sekaligus menjadi instrumen pembinaan, pengawasan, dan peningkatan kapasitas SDM kearsipan. Dengan demikian, implementasi digitalisasi arsip berbasis AI tidak hanya bergantung pada kesiapan teknologi, tetapi juga didukung oleh panduan kerja yang jelas, aplikatif, dan terstruktur.
1.4. Rekomendasi Penguatan Sumber Daya Manusia
Penguatan kapasitas sumber daya manusia menjadi rekomendasi strategis utama dalam pengembangan arsip digital berbasis AI. Pelatihan dan pembinaan perlu difokuskan pada peningkatan literasi digital, pemahaman pengelolaan metadata, serta pengenalan konsep dasar pemanfaatan kecerdasan buatan dalam kearsipan. Pengembangan kompetensi ini dilakukan tanpa mengubah peran utama pengelola arsip sebagai pengendali proses kearsipan. Dengan peningkatan kapasitas SDM yang berkelanjutan, pemanfaatan AI dapat dikendalikan secara profesional dan bertanggung jawab. Hal ini juga akan mengurangi kesenjangan kapasitas antar OPD dalam pengelolaan arsip digital.
1.5. Rekomendasi Penguatan Infrastruktur
Penguatan infrastruktur teknologi informasi menjadi rekomendasi penting untuk mendukung keberhasilan digitalisasi arsip berbasis kecerdasan buatan. Pemerintah Kota Surakarta melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan berkoordinasi dengan Dinas Komunikasi dan Informasi SP perlu meningkatkan kapasitas penyimpanan data, keandalan jaringan, perlindungan keamanan dan privasi arsip serta kesiapan sistem pendukung pengelolaan arsip digital agar pemanfaatan AI dapat berjalan secara aman, stabil, dan terkendali. Penguatan infrastruktur ini juga mencakup penyediaan platform berbasis website yang didukung oleh server serta mekanisme pencadangan data sebagai media pengelolaan dan penyimpanan arsip digital berbasis AI.
1.6. Rekomendasi Integrasi Sistem
Rekomendasi selanjutnya adalah penguatan integrasi sistem pengelolaan arsip lintas OPD agar tidak terjadi fragmentasi pengelolaan arsip. Integrasi pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis perlu diwujudkan melalui pengembangan platform terpusat berbasis website yang dapat menghubungkan seluruh OPD dalam satu sistem pengelolaan arsip digital. Platform ini berfungsi sebagai sarana integrasi data arsip, pemanfaatan fitur kecerdasan buatan untuk klasifikasi dan pencarian berbasis semantik, serta mendukung keterhubungan dengan aplikasi kearsipan nasional seperti SRIKANDI, sehingga arsip dapat dimanfaatkan secara optimal sebagai sumber informasi strategis dalam tata kelola pemerintahan daerah.
1.7. Rekomendasi Penguatan Tata Kelola Implementasi Digitalisasi Arsip
Untuk memastikan keseragaman dan keberlanjutan pengelolaan arsip digital berbasis kecerdasan buatan, diperlukan penguatan standarisasi pengelolaan arsip lintas perangkat daerah. Standarisasi ini mencakup keseragaman penerapan SOP kearsipan, struktur metadata arsip, serta alur pengelolaan arsip digital, baik arsip dinamis maupun arsip statis. Keseragaman praktik menjadi prasyarat penting agar pemanfaatan teknologi, termasuk kecerdasan buatan, dapat diterapkan secara konsisten dan tidak menimbulkan perbedaan kualitas pengelolaan antar OPD.
Dalam mendukung implementasi pembaruan tersebut, diperlukan penguatan regulasi yang bersifat operasional dan adaptif. Regulasi yang tepat diarahkan pada penyusunan Peraturan Wali Kota sebagai payung kebijakan pemanfaatan kecerdasan buatan dalam pengelolaan arsip digital, yang mengatur ruang lingkup penerapan, pembagian kewenangan, serta mekanisme koordinasi lintas OPD. Regulasi ini tidak dimaksudkan untuk mengubah prinsip kearsipan yang telah ada, melainkan untuk memberikan kepastian arah kebijakan dan landasan hukum bagi pengembangan sistem arsip digital berbasis AI.
Tantangan paling krusial dalam implementasi digitalisasi arsip berbasis AI meliputi variasi kapasitas sumber daya manusia, keterbatasan infrastruktur teknologi, serta risiko ketidakkonsistenan penerapan SOP. Mitigasi terhadap tantangan tersebut dilakukan melalui pendekatan implementasi bertahap, penguatan pembinaan dan pendampingan teknis oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta, serta penerapan monitoring dan evaluasi secara berkala. Dengan mitigasi yang terencana, pengembangan arsip digital berbasis kecerdasan buatan dapat dilaksanakan secara terkontrol, berkelanjutan, dan selaras dengan tujuan transformasi digital Pemerintah Kota Surakarta.